I. ZÁKLADNÉ OKRUHY ČINNOSTI ODBORU PODPORY A VNÚTORNEJ PREVÁDZKY:
1. Prevádzka mestského úradu
2. Správa informačného systému úradu
3. Správa telekomunikačných a internetových služieb
4. Prevádzka služobných motorových vozidiel
5. Informovanie verejnosti
6. Spoluúčasť pri organizovaní podujatí
7. Prevádzka kancelárie prvého kontaktu
II. ROZPIS ÚLOH:
1. Prevádzka mestského úradu:
– správa budov, v ktorých sú umiestnené jednotlivé prevádzky úradu,
– zabezpečenie činnosti úradu z hľadiska energetiky (elektrika, plyn, voda), optimalizácia a zefektívňovanie spotreby zavedením nových moderných prístupov,
– zabezpečenie spotrebného materiálu, ktorý je potrebný pri každodennej činnosti úradu, využitie postupov verejného obstarávania,
– zabezpečenie vystavovania objednávok pre odbor v zmysle schváleného rozpočtu a pri dodržaní schválených rozpočtových pravidiel,
– zabezpečenie vedenia registratúry, styk s centrálnym archívom (štátny archív, pobočka Komárno),
– zostavenie rozpočtu v zmysle potrieb úradu s prihliadnutím na rozpočty z predošlých rokov,
2. Správa informačného systému úradu:
– Zabezpečenie IT infraštruktúry pre potreby práce mestského úradu, ako aj pre potreby poslancov mestského zastupiteľstva,
– Spracovanie a distribúcia materiálov pre potreby poslancov mestského zastupiteľstva,
– Starostlivosť o zverené hodnoty, so zvláštnym zreteľom na dáta spracovávané na mestskom úrade,
– Zabezpečenie spracovaných dát v zmysle Bezpečnostného projektu,
– Zabezpečenie a starostlivosť o pripojenie úradu na internet, vykonávanie opatrení na zamedzenie úniku dát, monitorovanie prístupu zamestnancov úradu na internet,
– správa nových cloudových služieb,
– správa komunikačnej platformy IceWarp,
– navrhovanie nových riešení, ktoré povedú k zvýšeniu bezpečnosti dát na úrade, zníženie nákladov na prevádzku úradu v oblasti IT,
– správa a monitorovanie tlačového systému úradu, optimalizácia tlače s prihliadnutím na zníženie nákladov,
3. Správa telekomunikačných a internetových služieb:
– Výber vhodných telekomunikačných operátorov pre potreby úradu, vedenie príslušných evidencií mobilných telefónov a SIM kariet, vyhodnocovanie mesačnej prevádzky a optimalizácia,
4. Styk s médiami, propagácia mesta v médiách – web, noviny, televízia a pod.:
– Zverejňovanie dokumentov mesta v zmysle zákonov SR,
– Zviditeľnenie práce mestského úradu smerom k verejnosti,
5. Informovanie verejnosti:
– Včasné a nestranné informovanie verejnosti prostredníctvom webovej stránky mesta s prihliadnutím na dôležitosť zasadnutí mestského zastupiteľstva,
– Kontakt s obyvateľmi prostredníctvom webovej stránky (čierna skrinka), facebookovej stránky mestského úradu a osobne. Smerovanie získaných pripomienok na príslušné oddelenia a k primátorovi,
6. Spoluúčasť pri organizovaní podujatí a iné úlohy:
– Súčinnosť s jednotlivými odbormi a kultúrnymi inštitúciami mesta pri príprave jednotlivých podujatí,
– Udržiavanie partnerských vzťahov s družobnými mestami,
– Zabezpečenie materiálov a vhodných podmienok pri prijímaní významných návštev a delegácií,
– Koordinácia prác medzi jednotlivými odbormi a oddeleniami na základe priamych požiadaviek vedenia mesta,
– Iné činnosti vykonané na základe rozhodnutia primátora resp. vedenia mesta,
– Účasť na konferenciách, školeniach, pracovných stretnutiach.
7. Prevádzkovanie kancelárie prvého kontaktu:
– prevádzkovanie centrálnej podateľne, spracovanie došlej pošty, prideľovanie registratúrnych značiek, skenovanie základných dokumentov pre potreby elektronickej evidencie dokumentov,
– spracovanie vyšlej pošty smerom na poštu (frankovanie obálok a pod.),
– prevádzkovanie overovania podpisov a dokumentov v zmysle zákonov SR,
– prevádzkovanie pokladne pre potreby platieb verejnosti,
– po zavedení nového mestského informačného systému prevádzkovanie pracoviska, ktoré v kancelárii prvého kontaktu bude vedieť vybaviť agendy občanov (sociálne, bytové, daňové, poplatky za smeti a pod.).